تغيرت الطريقة التي نتواصل بها خلال السنوات القليلة الماضية. أصبح العمل عن بعد والاجتماعات الافتراضية هي المعيار الجديد ، وتجمع الاجتماعات المختلطة بين عناصر كلاهما ، مما يسمح للمشاركين بالانضمام من مواقع مختلفة والتعاون بسلاسة ، مما يوفر المرونة والراحة مع الحفاظ على فوائد التفاعل وجهًا لوجه. في هذه المقالة ، سوف نستكشف ماهية الاجتماع الهجين ، وكيفية إعداد اجتماع مختلط ، والفرق بين الاجتماع الهجين مقابل الاجتماع الافتراضي.
ما هو الاجتماع الهجين ( المختلط ) ؟
الاجتماع الهجين هو نوع من التجمع يجمع بين العناصر الشخصية والافتراضية. يسمح للمشاركين بالانضمام إلى الاجتماع إما شخصيًا في نفس الموقع أو عن بُعد من مواقع مختلفة ، باستخدام أدوات مؤتمرات الفيديو أو غيرها من منصات الاجتماعات الافتراضية ، لضمان أن جميع المشاركين يمكنهم المشاركة والتواصل بشكل فعال مع بعضهم البعض ، بغض النظر عن موقعهم. إنه يوفر قدرًا أكبر من المرونة للمشاركين ويمكن أن يساعد المنظمات في توفير الوقت والمال عن طريق تقليل نفقات السفر.
كيف تدير اجتماعًا مختلطًا؟
يتطلب إجراء اجتماع مختلط ناجح تخطيطًا وإعدادًا دقيقًا يسمح لجميع المشاركين بالمشاركة والمساهمة بشكل كامل ، بغض النظر عما إذا كانوا يحضرون شخصيًا أو عن بُعد. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها لتشغيل اجتماع مختلط ناجح:
1. حدد أهداف الاجتماع
قبل الاجتماع ، حدد بوضوح أهداف وغايات الاجتماع وما تريد تحقيقه منه. سيساعدك هذا في تحديد من يحتاج إلى حضور الاجتماع ، وكيفية تنظيم جدول الأعمال ، والشكل المناسب والتكنولوجيا اللازمة لضمان مساهمة جميع المشاركين بفعالية.
2. اختر التقنية المناسبة
حدد منصات وأدوات التكنولوجيا المناسبة للاجتماع. قد يشمل ذلك برامج مؤتمرات الفيديو وأدوات التعاون وأدوات الاتصال الأخرى. حدد التكنولوجيا المناسبة للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح.
3. جهز مساحة الاجتماع
قم بإعداد المساحة المادية للمشاركين وجهًا لوجه ، وتأكد من أن الأجهزة الصوتية والمرئية تعمل بشكل صحيح ، مثل ميكروفون وكاميرا بجودة عالية. تأكد من أن المشاركين عن بعد يمكنهم رؤية وسماع كل ما يحدث في الغرفة.
4. ضع أجندة واضحة
ضع جدول أعمال واضحًا وموجزًا يحدد الغرض من الاجتماع وأهدافه والنتائج المتوقعة منه. أرسل تعليمات واضحة إلى جميع المشاركين حول كيفية الانضمام إلى الاجتماع ، بما في ذلك أي تفاصيل تسجيل دخول أو روابط لمنصة الاجتماع ، لضمان استعداد الجميع ومعرفة ما يمكن توقعه.
5. إدارة سير الاجتماع
خلال الاجتماع ، قم بإدارة سير وتيرة الاجتماع لضمان حصول جميع المشاركين على فرصة للتحدث والمساهمة. استخدم الوسائل المرئية ، مثل العروض التقديمية أو اللوحات البيضاء الافتراضية ، للحفاظ على تفاعل وتفاعل الاجتماع.
6. المتابعة بعد الاجتماع
بعد الاجتماع ، تابع مع الحاضرين للتأكد من أن جميع عناصر العمل والخطوات التالية واضحة. توفير ملاحظات وتسجيلات الاجتماع لجميع المشاركين ، بما في ذلك أولئك الذين حضروا عن بعد.
7. تسهيل المشاركة
شجع المشاركة النشطة من جميع المشاركين ، شخصيًا وعن بعد ، باستخدام أدوات مثل الدردشة ، واستطلاعات الرأي ، والغرف الفرعية. تأكد من أن المشاركين عن بعد لديهم فرصة للمساهمة وطرح الأسئلة.
8. سجل الاجتماع
سجل الاجتماع حتى يتمكن من لم يتمكن من الحضور من مشاهدته لاحقًا. تأكد من أن التسجيل عالي الجودة ويمكن الوصول إليه بسهولة.
9. المتابعة بعد الاجتماع
تابع مع المشاركين بعد الاجتماع للتأكد من أن الجميع قد فهم النتائج وأي عناصر عمل تم تعيينها. قدم ملخصًا للاجتماع ، بما في ذلك الوجبات السريعة وعناصر العمل.
ما هو الفرق بين الاجتماع الهجين (المختلط) والاجتماع الافتراضي
1. يجمع الاجتماع الهجين بين الحضور الشخصي والحضور الافتراضي ، في حين يتم إجراء الاجتماع الافتراضي بالكامل عبر الإنترنت.
2. في الإجتماع المختلط ، يحضر بعض المشاركين شخصيًا بينما ينضم آخرون عن بُعد عبر برنامج مؤتمرات الفيديو. يمكن أن يكون هذا مفيدًا للشركات أو المؤسسات التي ترغب في تضمين العمال عن بُعد أو أولئك الذين لا يستطيعون السفر إلى موقع الاجتماع الفعلي. يمكن أن توفر الاجتماعات الهجينة أيضًا قدرًا أكبر من المرونة للمشاركين ، مما يسمح لهم باختيار ما إذا كانوا سيحضرون شخصيًا أو افتراضيًا.
3. من ناحية أخرى ، يتم إجراء اجتماع افتراضي بالكامل عبر الإنترنت ، حيث ينضم جميع المشاركين عن بُعد ، حيث يمكن أن يقلل تكاليف السفر ويسهل على الأشخاص من مواقع مختلفة المشاركة. يمكن إجراء الاجتماعات الافتراضية باستخدام برنامج مؤتمرات الفيديو أو أدوات التعاون الأخرى ، ويمكن استخدامها لمجموعة واسعة من الأغراض ، بما في ذلك اجتماعات الفريق واجتماعات العملاء والندوات عبر الإنترنت.
في الختام ، أصبحت الاجتماعات المختلطة أداة مهمة للشركات التي تتطلع إلى تحسين اتصالاتها من خلال الجمع بين الحضور الشخصي والحضور الافتراضي. توفر الاجتماعات الهجينة المرونة والراحة للعمل عن بُعد مع الحفاظ على فوائد التفاعل وجهًا لوجه ، بغض النظر عن المسافة المادية أو قيود الوقت.
غرف الاجتماعات لدينا جاهزة لعملك مع اجتماعات وورش عمل افتراضية وواقعية مع جميع الخدمات المطلوبة. وايت سبيس هو الخيار الأمثل للعاملين لحسابهم الخاص ورجال الأعمال
نملك غرف إجتماعات فاخرة غرف اجتماعات فاخرة مجهزة بأحدث الأدوات والمعدات مع كافة الخدمات اللازمة لك ولفريق العمل لديك فيما يخص الاجتماعات والمؤتمرات الافتراضية والواقعية أو المختلطة وورش العمل. وايت سبيس هي الخيار المثالي للمستقلين وأصحاب الاعمال.