لابد من معرفة اتيكيت حضور اجتماعات العمل

في عصر التكنولوجيا والسرعة تعتبر الاجتماعات الرسمية من الأمور الهامة في الحياة العملية، فهي تمثل فرصة للتواصل والتفاعل بين الأفراد وتساعد على اتخاذ القرارات السليمة، ولكن، يجب أن يتم تنظيم هذه الاجتماعات بشكل جيد وفقًا لضمان سير الاجتماعات بسلاسة وبشكل فعال، يتطلب الأمر الالتزام باتيكيت حضور اجتماعات العمل، وهي مجموعة من القواعد والتصرفات التي تحكم التواصل والسلوك في المجتمع.

في هذا المقال، سوف نتحدث عن بعض قواعد واتيكيت حضور اجتماعات العمل الرسمية، كما سنتحدث أيضًا عن أهمية الالتزام بقواعد السلوك الاجتماعي والتصرف بشكل مهني لائق ومسؤول، بالإضافة إلى نصائح هامة للتعامل مع المشاركين الذين يتحدثون بشكل غير لائق في الاجتماعات. 

ما هو اتيكيت حضور اجتماعات العمل؟

اتيكيت حضور اجتماعات العمل هو مجموعة من القواعد والسلوكيات التي يجب اتباعها عند حضور اجتماعات العمل، ألا وهي:

1. التزام الحضور في الوقت المحدد

من أكثر الأمور أهمية لتطبيق اتيكيت الاجتماعات الرسمية هو الوصول إلى اجتماعات العمل في الوقت المحدد أو قبله ببضع دقائق، وعدم التأخر حتى لا تسبب ازعاجًا وتعطيلًا للجميع.

2. اللباقة في المظهر الشخصي

يجب عليك الاهتمام بمظهرك اللائق والمهني، وذلك بارتداء اللباس المناسب لبيئة العمل وتنسيق الملابس بشكل جيد ليعكس الاحترافية والاحترام للآخرين.

3. التحضير المسبق

قبل الاجتماع، قم بالتحضير المسبق واطلع على جدول الأعمال والموضوعات المطروحة، قدم المساهمات القيّمة وقم بإعداد أي وثائق أو مواد ضرورية للمناقشة لضمان سلاسة وفاعلية الاجتماع.

4. التواصل الاحترافي

في الاجتماعات، قم بالتواصل بطريقة احترافية ومهذبة، استخدم لغة لبقة واحترم وجهات نظر الآخرين، وابتعد عن الانقطاع والتحدث في وقت غير مناسب حتى لا تشوّش على الآخرين.

5. الاستماع الفعال

من اتيكيت الاجتماعات الرسمية أن تكون مستمعًا فعالًا في الاجتماعات، ركز على الموضوع المطروح واستمع بعناية لآراء وأفكار الآخرين، قدم تعليقات بناءة واستفسارات مهمة لتعزيز التفاهم وتحقيق الأهداف.

6. التحكم في الهاتف الجوال

لا تنشغل بالهاتف المحمول أثناء الاجتماع، قم بإيقاف تشغيل هاتفك أو وضعه في وضع الصامت أثناء الاجتماع، كما يجب تجنب التصفح غير المناسب للوسائط الاجتماعية أثناء الاجتماع.

7. الاحتفاظ بسرية المعلومات

من اتيكيت الاجتماعات الرسمية هو مناقشة معلومات حساسة أو مهمة في الاجتماعات، يجب عليك أن تحترم السرية وعدم مشاركة هذه المعلومات مع الأشخاص غير المخوّلين على الإطلاق.

8. متابعة الإجراءات

بعد الاجتماع، قم بمتابعة الإجراءات والتعهدات المتفق عليها، كن ملتزمًا بالمهام والتواريخ المحددة وأظهر الالتزام بنجاح الاجتماع لضمان تنفيذ القرارات والمهام المتفق عليها.

ما هي أهمية الالتزام باتيكيت حضور اجتماعات العمل؟

1. بناء الثقة والاحترام بين المشاركين

يساعد الالتزام بقواعد السلوك والتصرف بشكل مهني في الاجتماعات على بناء الثقة والاحترام بين المشاركين، مما يساهم في تحسين جودة التعاون والعمل المشترك.

2. تفادي المشكلات والصراعات

يساعد الالتزام باتيكيت حضور اجتماعات العمل على تقليل حدة التوتر وتفادي المشكلات والصراعات التي قد تحدث في الاجتماع، مما يؤهل بيئة تعاونية وملائمة للنقاش وايجاد حلول سريعة وفعالة للمشكلات.

3. إظهار المشاركين بشكل إيجابي

يساعد الالتزام باتيكيت حضور اجتماعات العمل على إظهار المشاركين بشكل إيجابي، ويعطيهم صورة لائقة تساهم في تحقيق فرص مهنية أفضل وبناء علاقات قوية في بيئة العمل.

4. تحقيق الأهداف المشتركة

التصرف بشكل مهني ولائق في الاجتماعات يساعد على تحقيق الأهداف المشتركة بشكل أكثر فاعلية وسلاسة، حيث يتم التركيز على الأمور الهامة وتفادي التدخلات غير المفيدة، مما يزيد التركيز على الأهداف المحددة.

كيفية التعامل مع المشاركين الذين يتحدثون بشكل غير لائق في الاجتماعات؟

1. من اتيكيت حضور اجتماعات العمل هو الاستماع الفعال والصبر أثناء تحدث المشاركين بشكل غير لائق، قد يكون هناك أفكار قيّمة تخرج رغم الأسلوب غير المناسب.

2. إذا كان المشارك يتحدث بشكل غير لائق أو يتجاوز حدود الاحترام، يمكنك التدخل بشكل هادئ وتوجيه كلمات مهذبة للمشارك دون إهانته أو تقليل من مكانته وإعادة توجيهه لموضوع النقاش الأساسي.

3. استخدام لغة الجسد بشكل لبق لتوجيه المشارك الذي يتحدث بشكل غير لائق، مثل النظر إليه بشكل مباشر باستخدام إيماءات اليد لتوجيه تركيزه على الموضوع المطروح.

4. إذا استمر المشارك في التحدث بشكل غير لائق، قد تحتاج إلى إجراء محادثة خاصة به بعد الاجتماع، اشرح له بلطف أثار سلوكه على الاجتماع وحثه على التعامل بشكل لائق في المستقبل.

في الختام، يمكننا أن نستنتج أن اتيكيت الاجتماعات الرسمية هو عنصر أساسي للنجاح والتفوق في بيئة العمل لما له من دورًا هامًا في تحقيق أهداف الاجتماع وبناء علاقات مهنية قوية مثمرة وإيجابية للجميع، ، وإذا كنت ترغب في الحصول على قاعات مخصصة لإقامة الاجتماعات والفعاليات ننصحك بزيارة وايت سبيس للحصول على قاعات مجهزة بالكامل، احجز غرفة الاجتماعات الخاصة بك الآن!